ひとつでは少なすぎる。

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やる気を引き出すtodoリストの作り方を紹介する

複数の仕事を管理する際に、todoリストを使っている人は多いと思います。

 

僕も、Excelで作ったtodoリストを使ってタスク管理をしています。既存のタスク管理アプリも使ってみたのですが、なかなか思い通りの機能が無く、結局自作しました。

 

特に、タスクの変更や、一度入力したタスクを2つに分割、リスケジュール機能が手軽に行えるように作りました。

 

試行錯誤しながら作りましたが、なかなか良く出来たと思います。

 

todoリストの作り方

todoリストによるタスク管理は、時間を最大限活用するのに役立つテクニックです。経理職は月次、四半期、半期、年度でそれぞれ大量のルーチンワークがあります。

 

大量のタスクを、〆切を守りながらこなしていく。そのために必要な機能を盛り込みました。こちらが、自作のtodoリストになります。

 

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必要な関数はたった1つ

リマインド機能は、today関数を利用しています。自動的に今日の日時を取得しむ、各タスクの〆切と比較しています。

 

大量のタスクをさばく際には、優先順位を付けるのが大事です。

 

このtodoリストでは、優先順位を、開始〆切と、終了〆切の2つで管理していますが、それに必要なのは、today関数ひとつだけです。

 

4つの条件付き書式

開始日と終了日を利用して、todoリストにあるタスクに優先度を付けています。優先度は、Excelの条件付き書式機能を利用して、一目で見えるようにしてあります。

 

本日の日時を基準にして、

 

・開始予定日を過ぎていたら、黄色。

・終了予定日になったらオレンジ。

 

それぞれの色にタスクが塗りつぶされます。これで、タスクの優先度がひと目で分かります。

 

また、開始日のセルに、終了予定日前の日付を入れる(つまり、締切前にタスクを処理始める)と、タスクは緑色に塗りつぶされます。

 

予定通り仕事が進んでいる状態ですね。もちろん、終了予定日が来たら、タスクの色はオレンジになってしまいます。

 

タスクが終わったら、完了度を100%にしましょう。すると、タスクの〆切日に関係なく、濃いグレーで塗りつぶされます。

 

マスターリストの作成

四半期、半期になると大量の仕事をさばく必要があります。それをいちいち思い出してtodoリストに入力していたらキリがありません。

 

別のシートに、月次、四半期、半期、年度ごとに分類した、タスクのマスタを作成しておくと便利です。

 

また、マスタの横に備忘欄を作っておき、タスクの処理のポイントなんかも作っておくと、簡単な手順書にもなります。

 

このtodoリストのいいところ

いろいろ試しながら作っているtodoリストですが、結構いい出来になっていると、自画自賛しています。

 

最終的には、仕事の手順書や、ライフログにまで発展させていきたいと、構想中ですが、いま、良いと思っているポイントは3つあります。

 

色でやる気スイッチが入る

タスクの色付けは、タスクの優先度を一目でわかるように、と思ってつけました。

 

それが今では、 黄色のタスクを見ると、やらなきゃいけない。 オレンジのタスクを見ると、ヤバイ、すぐやろう、と仕事をやるスイッチが出来上がりました。

 

タスクが黄色やオレンジ色で塗り物されていると、早く終わらせたくなります。todoリストで、タスクの管理だけでなく、そのタスクを処理しなきゃ、というやる気の管理もできるようになったのです。

 

ちなみに、色付けは、信号の色をイメージしてあります。緑でドライブ、黄色で注意、赤で危険。赤色は強すぎたので、オレンジ色に変更しました。

 

リスケジュールが簡単

色付けすることで、何としても、締め切り前にそのタスクを処理しなければならない、と思うようになりました。

 

出来る限りタスクを処理しできなければリスケジュールする。 タスク処理の漏れが圧倒的に減りました。

 

その分、 タスクのリスケジュールや、分割 して処理をすることが多くなりました。

 

その際、エクセルならば簡単に入力内容を直せるので 、タスク管理をしていることは大きなメリットとなっています

 

終わったら消える”すっきり感”

ちなみに、タスクが完了して、完了度を100%にすると、 タスク濃いグレーで塗りつぶされて 見えなくなります。

 

黄色やオレンジのタスクを、どんどん塗りつぶして消していく。 意外とこれが、楽しいです。複数のタスクを一気に塗りつぶしたりすると、快感になります。

 

ゲーミフィケーションという、ゲームの要素を、仕事など他の活動に加えて、生産性を上げる考え方がありますが、それに近い感覚かもしれません。タスクを終えたご褒美に、マス目を塗りつぶしていく。タスクを消していく。

 

こういう小さな楽しみで、仕事へのやる気を引き出すのも、似たような感じなのではないかと思います。

 

自分に合ったタスク管理を

ということで、僕が使っている、経理職向けのtodoリストを紹介してみました。

 

ポイントとしては、

 

・開始(終了)予定日を使った優先度管理

・条件付き書式による5段階の色付け

・マスタリストによる入力の簡略化

・タスクを消していくゲーミフィケーション

 

経理などの管理部門にとっては、使いやすい構造になっているのではないかと思います。専用ソフトも要らず、Excelなので再現度も高い。また、 マイクロソフトのクラウドサービスである、「One Drive」を持っていれば、 自宅と職場で、同じtodoリストを共有することができます。

 

個人的な理想としては 、to do リストを利用した 24時間 の時間管理、 ライフログの作成まで持っていきたいです。

 

仕事をやる上ではtodoリストによるタスク管理は、必要不可欠と僕は思っていますが、管理方法は様々です。

 

ツールに使われるのではなく、自分の仕事のやり方に合わせて、ツールを十分に利用しましょう。その際の一つの提案として、僕のtodoリストを参考にさていただけたら幸いです。