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ひとつでは少なすぎる。

趣味と嫁のために社畜生活頑張ってます。趣味と仕事が中心の雑記ブログ。

5Sは工場だけじゃない。身の回りをキレイにして仕事の成果をあげる方法(内側編)

こんにちは、ヒロタカです。

 

前の記事では、環境を整理することで仕事の効率が上がると書きました。

 

www.too-little.com

 

 

 

環境には外部(周囲の環境)と内部(身体の内側)があります。

 

周囲の環境:書類、PC、メール
身体の内側:to do、予定、悩み

 

今回は身体の内側の環境、思考の整理方法について書きます。

 

外部に無駄なものがあると、思考が散漫になり集中できないと前回書きました。

 

それと同様に、思考の中に無駄なものがあると人は集中することが出来ません。正確には、そのときには必要ではないです。

 

脳の中にある膨大な情報から、必要な情報や思考だけを抜き出して活用することで、効率的に仕事を処理できるようになります。

 

そのためにも、まずは頭の中身を手で触れられる状態にしましょう。

 

todoリストで仕事を整理する

タスク(仕事・プライベート共に)は、頭の外で管理しない。そのためにはtodoリストでのタスク管理が必須です。

 

頭の中で考えているだけだと、思考がお手玉をしてしまいます。ぐるぐると思考が回る(=何度も同じ思考をする)だけで前進しません。

 

todoリストを使って仕事を見える化することで、これから何をやれば良いのかがはっきりと自覚できます。

 

リストを見ることで、どこに向けて走ればよいのか。はっきりした推進力を得ることが出来ます。

 

Excelによるtodoリスト

todoリストは手書きでも専用アプリでも問いません。

 

僕は、エクセルの使用をおすすめします。todoには、仕事からプライベートまで全て記入します。そのため、どこでも手軽に使えるのが一番。エクセルなら、場所を問わずに使うことが出来て、手軽にすべてのtodoを管理することが出来ます。

 

自分用にカスタマイズできる。専用のアプリが要らないといった面で、Excelによるtodo管理を僕はおすすめします。

 

ただ、手書きも良いです。僕はExcelのtodoと並行して手帳にも記帳します。手書きで書くと書きながら思考が純化されていく感覚があって良いですね。

 

todoを書きながら、それのより効率的な処理方法が浮かんで来たり、より発展できるなんじゃないかというアイディが湧いてくることがあります。

 

身体の内側の整理

思考・気持ちのメンテナンス=思考のアウトプット

 

todoもそうですが、人間の頭の中は、複数のことを並列に処理するのに適していません。考えていること・悩んでいることは、頭の中で溜め込まずに出来るだけ吐き出してしまいましょう。

 

悩みや心配事、将来の夢などを紙に書いて”見える化”する方法は、昔から言われていますが、本当に有効なテクニックです。

 

書き出すことの発展としてのゼロ秒思考

 

書き出すことの発展として赤羽雄二さんの「ゼロ秒思考」があります。

こちらでは、書き出すことで得られるものとして、

 

・悩みを吐き出すことで、気分がスッキリする。
・視覚化されることで、悩みを客観的に見る事が出来る。
・その思考や悩みについて検討し、より深く考える事が出来る。

 

と説明されています。

 

 

悩みを書き出すのは昔からあるテクニックですが、「ゼロ秒思考」は書き出した悩みやアイディアを発展させる方法が書かれています。

 

一分以内にa4の紙に書き出すことで、思考や悩みについて、より深く考えたり新たな発見が出来たりする。

 

一分以内はなかなか厳しいですが、この焦りによって余分な思考(カッコつけ過ぎじゃないか、実は間違っているんじゃないかなど)を取り除く事ができるのだと理解しました。

 

思考の”見える化”を一歩勧めたかったら是非読んでみて下さい。

 

まとめ

ということで、2回に分けて、環境(デスク周り、PCなど)の整理整頓と心の内側(todo、悩み、散発的なアイディア)の整理整頓について書かせてもらいました。

 

簡単にまとめると、

 

・出来るひとは、身の回りと心の整理整頓がキチンと出来ている。
・身の回りがきれいになると、思考もきれいになる。
・身の回りの無駄なものは捨てていく。捨てられないものはキチンと整理する。
・仕事や課題、悩みは脳に置いていると散漫になってしまうので定期的に書き出す。
・書き出すことになれたら「ゼロ秒思考」にステップアップする。

 

となります。

 

特に頭の中の整理整頓は、能率アップと同時に気持ちをスッキリとさせる効果もあります。脳のメンテナンスと僕は言っています。

 

頭も、インプットばかりでは駄目です。パソコンと一緒で、入れたばっかでと散らかしぱなしだと段々と効率が悪くなります。デフラグと同様に、定期的なメンテナンスを行いましょう。

 

漫画で「ゼロ秒思考」を上手く説明しています。

書籍よりも内容を抜粋してあるので、初めの一冊としてはオススメです。

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