やるべきことが多すぎて、なにから手を付ければ良いのか分からない。そんな忙しいあなたは、是非todoリストを活用しましょう。
todoリストは、やるべきことを見える化してくれる優れたツールです。todoリストを使って、やるべき事（todo）をリストに書いて見える化すると、混乱していた頭の中がスッキリして、気分が落ち着きます。人間の脳は、1つの事に集中するのに適している一方、複数の物事を同時並行に処理するのには向いていません。
やるべきことをリスト化すると、リストの項目一つひとつに集中できるので、落ち着いた気分で考える事が出来るようになります。
さて、せっかくtodoリストを始めても、それを使いこなせないと宝の持ち腐れです。使いこなすコツを知らないままに始めて上手く行かず、習慣化出来ずに止めてしまうのは本当にもったいないと思います。
ここでは、todoリストを使いこなす3つのコツと、それにやったことによる効果を説明しようと思います。
まずは、頭の中が空っぽになるまで書く
todoリストの一番のメリットは、タスク管理を外注化出来ることです。人間は、3つ以上のタスクを並行して行えません。それでも、無理にやろうとすると混乱して、適切な判断が行えなくなってしまいます。
現代は、個人で出来てしまう事がたくさんあります。それと同時に、個人のやるべき事（todo）が、昔よりも増えています。
todoリストを始めるのなら、まずは、やるべき事を゛全て゛todoリストに書き出してみましょう。営業報告書の作成から、自宅で飼っている犬の散歩まで、今まで頭の中でなんとか管理していた、あなたのやるべき事をすべて書き出してみましょう。
チェックポイントとしては、すべてのtodoを”一つのリスト”にまとめるということです。仕事の予定は手帳、プライベートはスマホのアプリなど、todoを分散させて管理している人がいますが、これには大きなリスクがあります。例えば、”忘年会の下見で友人と飲みに行く”といった、仕事ともプライベートとも言えない予定が両方のリストから漏れてしまう可能性があるからです。
todoリストを見れば自分のやるべき事がすべて書かれている。そういう状態を、常に保てるようにしましょう。
「やりたいこと」は書かない
todoリストは、やるべき事／やらなければならない事を効率よく処理するために作るリストです。リストの項目はすべて、「具体的な行動」でなければいけません。
例えば、税理士の資格を取るというタスクは、todoリストに載せる項目ではありません。税理士資格取得というのは、税理士試験を合格した結果手に入る、いわゆる目標・ゴールになりますので、「具体的な行動」ではありません。todoリストに載せる項目は、目標を具体的な行動に落とし込んだものにする必要があります。
税理士資格を手に入れる（目標・ゴール・ＫＧＩ）→税理士試験で一定の成績を取る（目標の具体化・ＫＰＩ）→成績ＵＰのための具体的な行動（達成のための具体的な行動）
成績ＵＰの為の行動、例えば「毎週火・木曜日で予備校に通う」「毎日3時間部屋で勉強する」などの、誰が見てもやることが明確にわかるレベルまで項目を落とし込むことで、それをやったやらないと評価することが出来ます。
これを逆に、「税理士資格を取得する」としてtodoリストに載せた場合、具体的な行動に落とし込めていないので、いつまでも処理することが出来ません。税理士資格を取りたくても、具体的な行動に落とし込めていないからです。
todoリストに載せるタスクは、具体的な行動に落とし込んでおく。そうすることで、todoリストが見やすくなるだけでなく、あなた自身の目標を達成することが容易になります。
やった後のレビューを習慣化する。
todoリストは、リストを書き出すことで頭の中を落ち着かせる事が出来ます。また、リストに書いた項目を消していくことで、タスクが処理させていくのを、具体的に見る事が出来るようになります。散らかった部屋を片付けると気分がスッキリするのと同様に、溜まったタスクを次々に片付けることで、気分がスッキリするようになります。
todoリストを消す際に、ひと言のコメントを残すことを習慣化しましょう。終わったタスクの評価をすることで、同じ仕事・似たような仕事が発生した時に、前回の事例を参考にしてよりすばやくより評価の高い仕事が出来るようになります。
たとえば、当初の予定だと2時間掛かるはずだったタスクが、1時間で片付いてしまった。その場合は、半分の時間で終えることが出来た原因はなんだったのかを書いてきましょう。逆に、いつもならスムーズに終えられるはずの仕事が、トラブルで大幅に遅れてしまった。その場合はどんな原因でトラブルが起きたのか。それを未然に防ぐ方法、防ぐ手立てが無いのならどうすれば迅速に対処出来るのか。
テストで、間違った問題を復習して間違えなくなればいずれ100点が取れるという理屈みたいなものです。学校のテストなら、似たような問題を出さないように作成者が問題をヒネリますが、仕事にそういうヒネリなんてものはありません。なので驚くほど似たような仕事があります。
もちろん、30点の出来だった仕事がいきなり90点になることは難しいでしょう。ただ、レビューを続けていけば、30点だった仕事は、2回目は31点に。10回目なら確実に60点以上の出来になることは間違いないでしょう。
行動して、評価して、調整して再度行動する。このサイクルを習慣化することで、あなたのタスクの達成に対する質は確実に向上することでしょう。
まとめ、PDCAを回し続ける
todoリストを、ただのタスク表にせず、自分の脳力を上げるためのツールとして活用することが、todoリストが長続きするコツです。todoリストを上手に使いこなすためには、3つのポイントを上手く活用することが必要です。
1.タスクを全てリストに書き出して、自分の第二の脳にする
2.タスクは全て「具体的な行動」レベルまで落とし込んでおく
3.処理したタスクを”評価・検証”する習慣を持つ
また、todoリストにあるタスクは全て「具体的な行動」レベルまで落とし込む必要がありますが、やりたい事を書いては行けないわけではありません。
やりたいことを見える化しておくことは、目標達成のためには有効な手段です。小学校の頃、一年の目標を書き初めして部屋に貼ったりした経験がある人もいるでしょう。目標の見える化は、モチベーションを上げるという点では優秀です。
なので、todoリストとは別に、たとえば「やりたい事リスト」を作成しておき、折を見て、どうすれば具体的な行動にまで落とし込めるのかを検討するのは非常に良い習慣だと思います。
目標の見える化→目標の具体化・定量化→そのための具体的な行動、といった風にプランを作成（PLAN）することが出来て、それを実行（DO）して、適切に修正していけば、目標を自然に達成することが出来るでしょう。
「やる気を引き出すTODOリスト」配信中
リスト自体は、紙に書き出しても、専用のアプリをダウンロードして使っても構いません。自分に合っているものを使うのが一番です。僕の場合は、自作のtodoリストを作ってみました。仕事もプライベートもこれで一括管理しています。
Excelなので、どこでも使えます。クラウド上においておけば、会社のPCでもスマホでも場所と時間を選ばずに使うことが出来ます。既存のタスク管理アプリも使ってみたのですが、なかなか思い通りの機能が無くて、結局自作しました。
〆切が近付いてくると自動的にタスクの色が変わるようにしたり、ルーティンワークを登録するためのマスタシート、タスクシートの情報を利用して、一日の仮組みスケジュールを自動で作成できるようにもしました。
「やる気を引き出すtodoリスト」（GoogleSpreadsheet版)
仕事に集中できるように、タスク管理をしつつも、タスクを管理する事が負担にならないようにするに気をつけました。特に、僕みたいなバックオフィス職なら、かなりの効果を発揮すると思いますので、是非参考にしてもらえるとうれしいです。